补办毕业生档案时,应提前充分准备好个人身份证复印件、一寸彩色照片、毕业生档案补办申请书等材料。建议一次性多准备几份,因为补办各项档案材料过程中,对个人信息资料的使用量较大 。
补办毕业生档案,需前往毕业院校的学籍管理部门,申请开具仍可补办的各项档案材料,如毕业生登记表。由于多数材料在填写信息后,还需上级领导签字盖章,所以档案材料的补办工作可能需要耗费较多的时间与精力。
在关键材料均顺利开具完成后,应尽快将这些材料一并上交给学校的档案管理部门。只有档案管理部门有权将材料存入新的毕业生档案袋,并在核实各项情况无误后,完成最终的档案密封工作。
重新补办好毕业生档案后,需尽快将档案托管至专业的档案管理单位。将毕业生档案长期存放在个人手中属于错误的管理方式,不仅可能面临档案丢失风险,时间过长还会导致档案成为死档。
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