两个单位两份档案应该怎么处理

作者:优选智嘉  浏览次数:328

创建时间:2024-09-09 10:24:41

  很多职工朋友，尤其是刚步入职场的年轻人，会遇到档案重叠的问题。那么，拥有工作单位的职工是否可以有两份档案呢?在座的各位，或许你们中间有人正在经历这样的情况，或者对此有所耳闻。实际上，每个人在生活中都会拥有多份档案，例如学籍档案、人事档案以及成人学历档案等。

  如何处理两个单位的档案

  1. 当存在两份或多份档案的情况时，为了简化档案管理，应该将它们进行合并。档案资料是可以被合并集中的，例如我们从大学毕业后获得的档案通常就是和高中的学籍档案合并而成的。

  2. 毕业后步入社会，我们的档案内容将会增加工作经历，因此我们的档案会从学籍档案转变为人事档案。此时，之前的学籍档案内容与新增的工作相关资料都会被整合到人事档案中，由此可见档案合并是合理的。

  两份档案合并的具体流程

  1. 档案通常不由个人直接管理，而是由具备档案管理职能的机构统一负责，因此合并档案的操作也需要该机构的工作人员来完成。切记，绝不可自行将档案拆开并简单地将其合并，这样处理会导致档案无效。

  2. 为合并档案，首先需将两份档案调动至同一存放地点。之后，相关工作人员将对档案袋进行拆封，并认真核查档案资料的真实性及完整性。

  3. 一旦档案管理人员确认所有资料均无问题，就会将两份档案资料整合成一份，并重新密封档案袋，从而形成一份完整的档案资料。

  合并档案时的注意事项

  1. 在合并档案时需明确主次，一般情况下，人事档案为主，其它档案(如学籍档案等)都会并入人事档案之中。因此，合并时要确保这些其他资料被正确纳入人事档案。

  2. 在合并过程中，要格外留意档案是否曾被拆封。若发现档案已被拆开，应及时到相关单位进行激活，并在重新密封后存放至人才中心，随后由专门人员进行合并。

  3. 由于档案合并的手续稍显繁琐，若时间不充裕或不熟悉流程，建议考虑委托专门的档案服务机构进行合并处理，这样可以更加省心省力。