办理档案转递没有调档函就不能转了吗

作者:优选智嘉  浏览次数:104

创建时间:2025-09-18 11:02:58

  档案通常处于相对稳定的管理状态，而个人因发展需求常处于流动状态。在此过程中，个人档案的流动成为必要环节，下述内容将详细说明档案转递的具体流程与保管要求。

  办理档案转递没有调档函就不能转了吗

  (一)调档函的性质与必要性

  调档函是具有凭证效力的纸质文件，专门用于个人档案的转移手续办理。若缺少调档函，档案原存放机构将无法依规为个人办理档案转出手续。

  (二)调档函的开具与使用流程

  开具主体与条件：调档函由档案拟接收单位(或机构)开具，仅当该单位确认同意接收个人档案后，方可为个人出具调档函。

  调档函的内容要求：调档函需明确标注档案新接收地的详细地址、有效联系方式，同时注明个人档案原存放机构名称及个人的完整身份信息(如姓名、身份证号、原存档编号等)。

  档案转出操作：档案申请人需持已开具的调档函，前往档案原存放机构办理转出手续，由原机构将档案正式转至拟接收单位进行管理。

  有调档函后的档案转递流程

  及时办理转出手续：如前所述，无调档函将难以完成档案转递，因此个人在获取调档函后，应尽快前往原存档单位办理档案转出手续，避免延误。

  跟踪档案动态并完善后续手续：档案转出后，个人需持续关注档案流转进度，待确认档案已顺利送达拟存档单位后，需携带本人身份证原件及复印件、一寸免冠证件照，前往该单位签订《人事代理手册》，完成档案托管的最终登记。

  注意调档函的有效期：调档函具有明确的使用有效期，个人不得长期持有调档函延误办理。若超过有效期，该调档函将失效，需重新向拟接收单位申请开具新的调档函，方可继续办理档案转递。

  规范档案流转通道：使用调档函办理档案转出后，档案需通过机要通道进行流转，严禁通过非正规渠道传递档案。

  禁止个人携带档案：部分个人存在自行携带档案办理相关手续的情况，此行为不符合档案管理规范。若此前未获取调档函，应优先按流程补办调档函，因无调档函办理档案转递不符合制度要求，难以实现档案的合规转移。

  档案能在自己手里保管吗

  (一)个人保管档案的风险 1：档案失效

  个人在工作、升学等过程中，需频繁使用档案这一重要原始材料。若个人将档案自行保管，档案管理机构将无法及时对档案内容进行更新补充，导致档案出现 “空白期”，最终使档案失去效力(即成为 “死档案”)，影响后续使用。

  (二)个人保管档案的风险 2：材料损坏与信息泄露

  在个人保管档案期间，若因好奇私自拆封档案，极易导致档案内材料损坏、缺失;一旦发生材料丢失，将造成严重后果。同时，个人拆封还可能引发档案内个人信息泄露，给个人生活、工作带来不可挽回的损失。