把档案存在工作单位需要准备什么材料

作者:优选智嘉  浏览次数:114

创建时间:2025-07-07 09:05:54

  个人档案作为记录个人重要信息的载体，不仅是个人人生经历的客观呈现，更是日常生活中办理各类事务所需的重要证明材料。若档案未能妥善存放管理，可能引发诸多问题，甚至影响个人在社会事务中的正常手续办理。因此，规范档案存档管理至关重要。本文将详细阐述个人档案存档至单位的具体流程、所需材料及相关注意事项。

  将档案存放在工作单位所需材料

  通常情况下，档案存档遵循公对公原则，以机要形式进行转递。但根据不同情形，所需材料及办理流程存在差异，具体如下：

  应届毕业生无需自行办理档案转递手续，学校将通过机要通信方式，将档案统一转递至学生户籍所在地的人才中心。学生仅需配合填写基础信息即可。

  国企事业单位离职人员：多数情况下，国企事业单位离职人员的档案去向由原单位负责处理，遵循 “人走档案走” 原则。但部分单位要求离职人员自行办理档案转出，此时离职人员需携带身份证、户口本及单位就业证明，前往户籍地人才中心申请存档。首先由人才中心开具调档函，随后持调档函办理档案转出手续。

  若既非应届毕业生，也非国企事业单位离职人员，且存在档案异地转移需求(如从外地转回原籍或从原籍转至外地)，需准备身份证、户口本。若为档案从原籍转至外地，需将户口本替换为劳动合同证明，后续同样需通过开具调档函完成档案调档手续。

  档案自持情况：需特别注意，人才中心不接收个人自持档案。若存在档案自持情形，建议寻求专业档案服务平台协助处理。

  档案可以存放在哪里

  无论是毕业离校阶段，还是工作变动时期，个人档案均需存放在具备档案管理权限的机构或单位。此类管理机构主要包括人才中心、人才市场、人力资源和社会保障局、教育局、劳动局等国家主管部门。

  根据就业单位性质不同，档案存放地点亦有所区别。仅具备独立人事管理权限的单位可存放档案，如国有企业、中央企业、事业单位及部分大型企业等。员工入职时，单位将统一安排档案调入并进行妥善保管。

  个人可依据自身实际需求，选择上述任一具备管理权限的机构或单位存放档案。确定存放单位后，即可携带相关材料办理档案存放手续。

  档案存放流程

  提交材料后，档案管理机构工作人员将对材料进行审核。审核通过，符合存放要求的，将开具调档函。因档案严禁个人携带，故需通过调档函完成档案转递。

  持调档函前往档案原存放单位办理档案调出手续。档案将通过机要通道或专人传递的方式，转递至指定存放单位。档案到达后，及时办理档案接管手续。

  若个人认为自行办理档案存放手续流程繁琐，或因时间、精力有限无法亲自办理，可委托专业档案服务机构代为处理。专业机构工作人员将全程协助完成档案存放相关事宜，无需个人深入了解具体流程。