哪些情况需要调档函，流程是什么

作者:优选智嘉  浏览次数:112

创建时间:2025-06-24 11:01:27

  在档案管理工作体系中，调档函的开具是一项至关重要的程序环节。然而，在现实社会生活场景下，社会大众对档案调动相关事项的认知普遍较为匮乏，相应地，对调档函开具的具体情形、操作流程等内容亦知之甚少。这种认知缺失状况，为个人档案管理工作带来诸多潜在风险与隐患。特别是在办理户口落户、工作调动等重要事务时，往往需及时完成人事档案调动工作，此时调档函的开具与使用便成为不可或缺的关键步骤。为协助公众明晰调档函相关工作要点，降低档案管理事务处理难度，现就调档函开具相关内容进行详细说明。

  需开具调档函的具体情形

  当个人发生离职行为时，通常需要对个人档案进行调取操作，在此情况下，需向相关机构申请开具调档函。若离职后未及时开具调档函，档案长期留存于原单位，可能导致档案成为 “死档”，影响后续正常使用。若离职前档案已存放于人才中心，且无后续档案调动需求，则无需开具调档函。

  因工作变动，需将存放于人才中心的档案转移至事业单位时，必须由接收单位开具调档函，方可完成档案转移工作。

  调档函开具流程及注意事项

  在申请开具调档函前，需准确确认档案调取的目标地址，确保调档函开具对象的准确性。

  提前准备好开具调档函所需的相关材料，主要包括身份证原件及复印件、学历证书等必要文件。

  携带齐全的申请材料，前往具备开具调档函资质的机构提出申请。完成调档函办理后，务必仔细核对调档函上的各项信息，重点检查地址信息、个人身份信息等关键内容，确保准确无误。

  若因个人原因无法亲自办理调档函，可选择委托他人代为办理。委托办理时，需出具书面委托书。此外，委托专业档案服务机构办理调档函，是一种高效便捷的处理方式，能够有效节省时间与精力成本。

  调档函开具完成后，需前往原档案存放机构办理档案转出手续，由原机构开具介绍信，并按照调档函要求将档案邮寄至指定接收地址。档案送达后，本人需携带个人身份证件及相关材料，前往档案接收单位办理档案存放手续，完成整个档案调动流程。

  档案调取及调档函办理工作涉及环节较多，操作流程较为复杂。若在办理调档手续前，仍对调档函申请流程存在疑问，建议及时向专业档案服务机构或相关管理部门进行咨询，以确保档案调动工作顺利完成。