办理商调函需要什么手续

作者:优选智嘉  浏览次数:112

创建时间:2025-06-16 11:31:25

  在档案调动过程中，调档函与商调函是两个关键文件，但很多人对它们的区别感到困惑。了解二者差异，并掌握正确的办理流程，才能确保档案顺利转递。

  调档函与商调函的区别

  调档函是档案传递领域应用广泛的通用函件，几乎适用于所有档案传递场景。无论是大学生毕业后将档案转至工作单位或人才市场，还是普通职场人士因工作变动转移档案，通常都使用调档函。它就像是档案转移的 “通行证”，接收单位通过开具调档函，向原档案保管单位表明愿意接收该档案，原单位据此办理档案转出手续 。

  商调函本质上属于调档函的一种特殊类型，主要适用于党员干部职工调动。由于干部职工调动涉及组织人事关系变更，流程更为严格和复杂，因此商调函的开具难度明显高于普通调档函。以从偏远地区向经济发达地区调动干部职工为例，不仅要考量接收单位的岗位需求，还需综合干部职工的政治素质、工作能力、编制情况等多方面因素。只有在各项条件均符合要求的情况下，相关单位才会开具商调函，这也是其开具难度大的原因所在。

  办理商调函需要什么手续

  1. 仔细核对商调函信息

  拿到商调函后，务必第一时间仔细核对函件上的所有信息，包括个人姓名、身份证号、原档案存放单位名称、接收单位名称及地址、调档原因等关键内容。一旦发现信息有误，应立即与出具商调函的单位取得联系，说明情况并申请更正。错误的信息可能导致档案无法顺利转出或接收，甚至造成档案丢失等严重后果。

  2. 提交商调函申请转出档案

  确认商调函信息无误后，携带商调函前往原毕业存档学校或原档案管理部门，向工作人员说明来意，申请转出档案。在提交商调函时，可能还需配合提供其他相关证明材料，如身份证原件及复印件、工作单位出具的在职证明等(具体要求以原存档单位规定为准)。原存档单位工作人员会对商调函及相关材料进行审核，审核通过后，方可启动档案转出流程。

  3. 规范档案转递流程

  原存档单位会通过机要通道，严格按照商调函上填写的档案接收单位名称及地址转递档案。机要通道是国家专门为传递涉密文件和重要档案设立的安全渠道，具有高度保密性和安全性，能够最大程度保障档案在转递过程中的完整性和安全性。在此过程中，个人无需自行携带档案，否则接收单位可能拒绝接收。

  4. 完善档案存放手续

  当档案成功转递至人才市场或人才中心等接收单位后，需与接收单位工作人员进行充分沟通，签订人事代理手册。人事代理手册明确了双方在档案管理过程中的权利和义务，是规范档案管理服务的重要文件。签订完成后，领取存放档案的证明。这份证明是后续办理档案相关业务的重要凭证，务必妥善保管。

  5. 注意商调函有效期

  在使用商调函调档过程中，需特别关注调档函的有效期。一般来说，调档函都设有明确的有效期限，若因个人原因耽误办理调档手续，导致调档函过期，原存档单位将无法依据该函件办理档案转出。此时，必须返回接收单位重新开具调档函，才能继续办理档案转递手续。因此，拿到商调函后，应尽快完成档案调动相关事宜，避免因调档函过期带来不必要的麻烦。