档案不见了应该怎么办理补办手续

作者:优选智嘉  浏览次数:106

创建时间:2025-09-26 10:01:41

  个人档案所承载的信息对个人发展具有重要意义，其完整性与安全性将直接影响个人职业生涯规划与相关手续办理。在就业环节中，若出现档案丢失情况，可能导致入职手续无法正常办理。因此，个人需高度重视档案保管工作，若不慎发生档案丢失，应及时向相关单位申请补办，具体流程如下：

  档案丢失补办流程

  准备申请材料

  个人需手写《档案补办申请书》，并携带本人毕业证书、身份证件及档案遗失证明，向毕业院校提交补办申请。其中，档案遗失证明需明确标注 “档案确已遗失”，且必须加盖开具单位公章，可由当前工作单位或户口所在地人力资源和社会保障局(人社局)出具。

  院校审核与材料复印

  向学校相关负责老师说明档案丢失情况，经院校审核通过后，学校将出具加盖公章的《档案丢失证明》，并提供详细的补办流程指导。个人需前往学校档案管理处，复印本人学籍卡与成绩卡，复印材料需按规定加盖学校档案室公章，确保材料有效性。

  补充关键档案材料

  前往学校招生办公室补办入学电子档案;到学校就业指导中心领取《普通高校毕业生登记表》，按要求如实填写后，加盖相关部门公章;再由学校就业指导中心开具介绍信，经负责老师签字盖章后，携带介绍信前往省级就业中心补办报到证。

  档案审核与移交保管

  所有补办材料加盖相应公章后，提交学校相关负责人进行最终审核，审核通过后，由学校将材料整理装入新档案。完成档案组建后，学校将按规定将补办档案移交至相关单位或个人户籍所在地的人才中心进行统一保管。

  补办好档案的存放要求

  严禁个人保管档案

  档案补办完成后，不得由个人自行保管。因个人不具备档案管理权限，自行保管可能导致档案信息无法及时更新，影响后续使用，且存在二次遗失风险，需严格遵守档案管理规范。

  优先选择单位托管

  补办档案期间，可同步联系具备档案托管资质的单位(如当前工作单位，需确认单位具备档案管理权限)。档案补办完成后，将原有档案与补办档案合并，移交至托管单位，并前往存档单位办理《转档函》，凭《转档函》完成档案转档手续。

  委托专业机构协助托管

  若因个人原因无法获取《转档函》或难以自行办理托管手续，可委托具备合法资质的专业档案服务机构，由其协助办理档案托管事宜，确保档案存放符合规范，保障后续使用权益。

  鉴于档案补办流程涉及多个部门，办理周期较长且需投入较多精力，建议个人在档案领取后，及时将其存放到指定的正规档案保管机构，从源头避免档案丢失问题。